Szoftverek segítenek. Régen a bérszámfejtés, a „személyzetis” és a cégvezetős három különálló rendszer, feladat volt. Manapság a HRMS (Emberi erőforrás menedzsment szoftver) az összes, vagy potenciálisan az összes dolgozóval kapcsolatos folyamatot és eljárást kezeli, a toborzástól az indulásig. A bérszámfejtési rendszer automatizálja az alkalmazottak fizetését.
Az ERP rendszerek pedig optimalizálja és automatizálja a cég összes folyamtát. Optimális esetben egy jó ERP része a HRMS és a bérszámfejtés is. Amennyiben külön vannak egymástól, akkor is jelentős a funkcionális átfedés, amelyek közül a cég üzleti igényeitől függően választhat.
Mikor érdemes integrált és mikor érdemes különálló HRMS-t használni?
ERP-be integrált HRMS
- Az adatok és a munkafolyamatok könnyebb nyomon követése különböző csoportok és osztályok között a teljes cégen belül
- Az adatokhoz az egyes modulokból (például HR, pénzügyek és számvitel, gyártás, marketing és értékesítés, ellátási lánc és raktárkezelés, CRM) könnyebben hozzáférhetők, ami jobb minőségű jelentéstételt eredményez
- Az adatbevitel csökkentése (vagyis nem szükséges több rendszerbe belépni)
- A személyi költségek csökkentése a kettős rendszerek elkerülése, vagy az adatbevitel sokszorosítása révén
- Nincs szükség adatbázisok, fájlok és akár táblázatok összefűzésére
Önálló HRMS
- A cégre speciálisan jellemző emberi erőforrások és HR folyamatok szem előtt tartásával tervezték. Egy dedikált HRMS általában jobb munkát végez
- Egyetlen rendszer általában kevesebb üzleti kockázatot jelent; vagyis a rendszer vagy a szoftverfejlesztő cég cseréje egyszerűbb, mint egy komplex ERP esetében
- A rendszer megvalósítása és telepítése általában gyorsabb és olcsóbb
- Az önálló rendszerben gyakran több lehetősége van a testreszabásra, feltéve, ha alapból nem egyedi szoftvert választ
Mint már említettük, az ERP a szervezeti erőforrások teljes spektrumának kezelését kínálja és valószínűleg lefedi olyan területeket, mint például a pénzügyek és a számvitel, a gyártás, a marketing és az értékesítés, az ellátási lánc és a raktárkezelés, a CRM és természetesen az emberi erőforrások.
A HR szempontjából az ERP funkciói korlátozottnak tűnhetnek, ideértve például a munkaköri leírások létrehozását, a teljesítmény alapú elszámolások folyamatát, a képzések regisztrálását és a HR célú szokásos elemzéseket vagy jelentéseket.
Egy önálló HRMS a következő funkciókat kínálja:
- Munkaerő felvételi / toborzási menedzsment – ideértve a munkaköri leírások elkészítését, a jelöltek szűrését, a jelöltekkel folytatott automatikus kommunikációt és a többcsatornás álláshirdetéseket;
- Munkavállalók beléptetése;
- Idő menedzsment;
- Munkaerő tervezés és ütemezése;
- Teljesítménygazdálkodási folyamatok, ideértve az éves áttekintések automatikus követését;
- Tanulás- és tudásmenedzsment;
- Tehetséggondozás, beleértve az utódlás tervezését;
- Bérszámfejtés, beleértve a feldolgozási költségeket és a követeléseket;
- Prediktív elemzések készítése.
Amikor egy ERP-be épített HR modul és az önálló HRMS között dönt, a döntő tényező mindig az üzleti igények legyenek. Pontosan meg kell határoznia, hogy milyen előnyökre és funkciókra van szüksége, és miért. Több éves gyakorlatunknak köszönhetően, képesek vagyunk Önnek a legjobb megoldást megtalálni.
