A következő cikkünkben azoknak szeretnénk egy kis segítséget nyújtani, akik vállalatirányítási rendszert szeretnének bevezetni a cégüknél és fontos számukra az utókövetés is. Eddig is sok szempontot áttekintettünk már ebben a témában, ezeket most csak érintőlegesen említjük újra, viszont lesz néhány új aspektus is, amit korábban elhanyagoltunk.
Az új szoftver bevezetése sok munkával, előkészülettel és plusz feladatokkal jár, de ez az időszak csak néhány hónap, bizonyos esetekben mondjuk egy év is lehet. Viszont az utána következő periódus, amikor a hétköznapok során a szoftver használatban van, az években, akár évtizedekben is mérhető. Ebből nyilvánvalóan következik, hogy érdemes ezt a részét is alaposan megvizsgálni a szoftvernek. Az első és legfontosabb kérdés, hogy milyen lesz az együttműködés a fejlesztő- és a használó cég között.
Hosszú távú együttműködés – utókövetés ERP rendszernél
Egy vállalatirányítási szoftver esetében milyen jelentősége van annak, hogy a fejlesztő cég a szoftver átadása után is kapcsolatban marad a szoftvert használó céggel?
Az együttműködés és a kapcsolattartás a fejlesztő cég és a vállalat között a vállalatirányítási szoftver (ERP) bevezetése és használata során kiemelkedően fontos. Ennek számos előnye van mind a fejlesztő, mind a felhasználó vállalat számára:
Támogatás és karbantartás:
A fejlesztő cég rendszeres támogatást és karbantartást nyújthat a vállalatnak, segítve a szoftver stabil és hatékony működését. Az esetleges hibák vagy problémák gyorsabb megoldása érdekében szükséges a folyamatos kommunikáció.
Frissítések és fejlesztések:
Az üzleti környezet változásaival és a technológiai fejlődéssel lépést tartva a fejlesztő cég frissítéseket és új funkciókat adhat ki. A kapcsolattartás segíthet a vállalatnak a legújabb verziók és fejlesztések elérésében.
Felhasználói képzés:
Az új alkalmazottak betanításához vagy a meglévő alkalmazottak továbbképzéséhez a fejlesztő cég támogatást nyújthat. A képzés segíthet az alkalmazottaknak hatékonyan használni a szoftvert.
Egyedi igények kezelése:
A vállalatirányítási szoftverek gyakran személyre szabhatók az egyedi vállalati igényekhez. A kapcsolattartás lehetőséget biztosít a vállalatnak arra, hogy új igényeket fogalmazzon meg, és egyeztessen a fejlesztővel az esetleges változtatásokról vagy kiegészítésekről.
Biztonság és adatvédelem:
A fejlesztő cég felelőssége biztosítani a szoftver biztonságát és az adatvédelmi szabályozásoknak való megfelelést. A rendszeres kapcsolattartás során a fejlesztő figyelemmel kísérheti az esetleges biztonsági kérdéseket és gyorsan reagálhat.
Visszajelzés és fejlesztési irányok:
A felhasználói visszajelzések alapján a fejlesztő cég finomíthatja a szoftvert és új irányokat vehet fel a fejlesztések terén. A kapcsolattartás révén a vállalat részt vehet a szoftver fejlesztési folyamatában.
Üzleti partnerség építése:
A hosszú távú kapcsolattartás segíthet egy erős üzleti partnerség kialakításában. A fejlesztő cég jobban megismerheti a vállalat egyedi igényeit, és a vállalat is megtapasztalhatja a fejlesztő cég elkötelezettségét. A folyamatos kapcsolattartás tehát hozzájárulhat a szoftver hosszú távú sikeréhez és hatékony használatához.
Nézzük a számokat!
Szintén gyakori felvetés, hogy mérhető-e számszerűen a vállalatirányítási rendszer előnye a bevételek/kiadások terén.
A szoftvert használó cég milyen humán erőforrás megtakarításra számíthat a vállalatirányítási szoftver használata kapcsán?
A vállalatirányítási szoftver (ERP) bevezetése jelentős hatással lehet az informatikai erőforrásokra és az egyéb humán erőforrásokra is. Néhány potenciális megtakarítási terület az alábbiak lehet:
Automatizáció és hatékonyság:
Az ERP rendszerek jelentős mértékben automatizálják az üzleti folyamatokat, beleértve a pénzügyeket, a raktározást, a gyártást és az emberi erőforrások kezelését is. Ezáltal a manuális feladatok számának csökkenése és a hatékonyság növekedése révén az informatikusoknak kevesebb időre és erőforrásra van szükségük a rutinfeladatok elvégzéséhez.
Egységes rendszer:
Az ERP rendszer egy egységes platformon keresztül kezeli a vállalati folyamatokat, így nincs szükség különféle izolált rendszerek kezelésére. Ez egyszerűsíti a rendszerfelügyeletet és a karbantartást, csökkentve az informatikai személyzet terhelését.
Adatintegritás és pontosság:
Az ERP rendszerek biztosítják az adatok egységességét és integritását, minimalizálva az adatok kézi ellenőrzésének és korrekcióinak szükségességét. Ezáltal csökken a hibás adatok miatti problémák valószínűsége, és a személyzet kevesebb időt tölt manuális adatjavítással.
Felhasználóbarát felületek:
Az ERP rendszerek általában felhasználóbarát felületeket kínálnak, ami kevesebb képzést és támogatást igényel az informatikusoktól és más alkalmazotti csoportoktól. Ez csökkenti az informatikai támogatás iránti igényt.
Rendszerszintű monitorozás és kezelés:
Az ERP rendszerek általában rendelkeznek monitorozási és kezelési eszközökkel, amelyek segítik az informatikusokat a rendszer állapotának és teljesítményének figyelemmel kísérésében. Ez lehetővé teszi a proaktív beavatkozást és a problémák korai azonosítását.
Gyorsabb reakcióidő:
Az egységes rendszer és az automatizált folyamatok révén az informatikusok gyorsabban reagálhatnak a problémákra és az üzleti igényekre. Ez növelheti az informatikai csapatok hatékonyságát.
Munkaterhelés kiegyensúlyozása:
Az ERP rendszer bevezetésekor az informatikusok munkaterhelése kiegyensúlyozottabbá válhat, mivel a rutinfeladatokat a rendszer elvégzi. Az informatikusoknak több idejük lehet az üzleti stratégiai kérdésekkel és innovációval foglalkozni.
Az előnyök mértéke függ a vállalat méretétől, az alkalmazottak számától, a vállalatirányítási szoftver konkrét implementációjától és az üzleti folyamatoktól. Azonban sok esetben az ERP rendszerek hozzájárulhatnak a humán erőforrások hatékonyabb kihasználásához és megtakarításához.
Egyedi vagy dobozos?
Mivel még mindig a „késztermékként” megvásárolható rendszerek vannak többségben a piacon, ezért felmerül a kérdés, hogy hossz távon milyen előnye és hátránya van az „egyedi” és a „dobozos” terméknek?
Az együttműködés a fejlesztő és a használó cég között miben más, mintha egy „‘dobozos vállalatirányítási szoftver” után fizetne éves díjat a cég?
Az együttműködés és az éves díjas vállalatirányítási szoftverek közötti fő különbségek a következők:
Személyre szabás és rugalmasság:
Az együttműködés során a fejlesztő cég gyakran személyre szabhatja a szoftvert a konkrét vállalati igényekhez. Egyedi funkciók, jelentések és integrációk készülhetnek. Az éves díjas szoftverek egy általánosabb, skálázható rendszert kínálnak, ami kevésbé alkalmazkodik az egyedi igényekhez.
Folyamatos fejlesztés és támogatás:
Az együttműködés során a szoftver folyamatosan fejlődik és a vállalati igényekhez igazodik. A fejlesztő cég rendszeres frissítéseket és új funkciókat kínálhat. Az éves díjas szoftvereknél is van frissítés, de azok általában az összes felhasználó számára elérhető, és nem feltétlenül alkalmazkodnak minden vállalat egyedi igényéhez.
Költségek és törzsadatok:
Az együttműködés során a költségek gyakran összpontosítódnak az egyedi fejlesztésre és az egyedi támogatásra. Az éves díjas rendszereknél általában egységes díjazás érvényes minden felhasználóra, és az esetleges egyedi igények külön költséggel járhatnak.
Ügyfélkapcsolat és együttműködés:
Az együttműködés során erős és folyamatos ügyfélkapcsolat alakul ki a fejlesztő cég és a vállalat között. Az éves díjas rendszerek esetében a kapcsolat általában standard támogatási és ügyfélszolgálati csatornákon keresztül zajlik, és kevésbé személyes jellegű.
Frissítések és verzióváltások – utókövetés ERP rendszernél:
Az együttműködés során a fejlesztő cég felméri az egyedi igényeket és a vállalat folyamatosan az aktuális verzióban dolgozik. Az éves díjas rendszerek esetében a frissítések és verzióváltások minden felhasználó számára egységesen érhetők el.
Mindkét megközelítésnek vannak előnyei és hátrányai, és a választás függ a vállalat egyedi igényeitől, az elvárásoktól és a rendelkezésre álló erőforrásoktól. Az együttműködés során a szoftver szorosabban kapcsolódik a vállalat specifikus üzleti igényeihez, míg az éves díjas rendszerek gyorsabban implementálhatók és alacsonyabb kezdeti költségekkel rendelkeznek.
WIN—WIN kapcsolat
Természetesen a fejlesztő cégnek is előnyös, ha nem csak „legyárt” egy szoftvert, hanem folyamatos kapcsolatban marad a felhasználó vállalattal. Mik ezek az előnyök, és miért fontos ez az ERP-t használó cégnek?
A szoftvert készítő cég számára is számos előnye van a kapcsolattartásnak és az együttműködésnek a vállalatokkal a szoftver átadását követően. Néhány előny közé tartozik:
Visszajelzés és fejlesztési irányok:
A vállalatokkal fenntartott rendszeres kapcsolat lehetővé teszi a fejlesztő cég számára, hogy első kézből értékelje a felhasználói visszajelzéseket és az igényeket. Ez lehetővé teszi a szoftver finomhangolását és az új funkciók fejlesztését a piaci igények alapján. Így a fejlesztő cég szakemberei is egyre jobban megismerik az adott ágazat, terület sajátosságait, részleteit, ami segíti őket az innovatív ötletek kidolgozásában.
Hosszú távú ügyfélhűség:
Az ügyfelekkel való folyamatos kapcsolattartás és a szoftver folyamatos fejlesztése hozzájárulhat az ügyfélhűség megőrzéséhez. Az elégedett ügyfelek hajlamosak maradni egy adott szoftver használójaként és további szolgáltatásokra is igényt tarthatnak. A két cég dolgozói között – különösen a kapcsolattartással megbízott alkalmazottak között –, kialakul a személyes ismeretség, így a közös munka, ötletelés lehetősége is.
Versenyelőny megőrzése:
Az ügyfélközpontú fejlesztés és a folyamatos támogatás lehetővé teszi a fejlesztő cég számára, hogy megőrizze versenyelőnyét a piacon. A rugalmas válaszadás az ügyfelek igényeire növeli a cég hitelességét és versenyképességét.
Hosszú távú bevétel:
A folyamatos kapcsolattartás és az új funkciók, frissítések biztosítása révén a fejlesztő cég hosszú távon is bevételt generálhat. A rendszeres karbantartási és támogatási szerződések, valamint az új licencek értékesítése hozzájárul a stabil bevételhez.
Elégedettség és pozitív hírnév:
Az aktív kapcsolattartás és a problémák gyors megoldása pozitív ügyfélélményt teremt, ami hozzájárul a fejlesztő cég jó hírnevéhez és pozitív ügyféltapasztalatokhoz.
Referenciák és ajánlások:
Az elégedett ügyfelek hajlamosak ajánlásokat tenni és pozitív referenciákat adni. Ez további üzleti lehetőségeket teremthet a fejlesztő cég számára.
Piaci igényekhez való rugalmas alkalmazkodás:
Az aktív kapcsolattartás lehetővé teszi a fejlesztő cég számára, hogy rugalmasan reagáljon a piaci változásokra és igényekre. Ez segíthet az új üzleti lehetőségek kiaknázásában.
Ezeken túlmenően a folyamatos kapcsolattartás együttműködési és partneri kapcsolatokat is erősíthet a vállalatok között, ami hozzájárulhat mindkét fél sikeréhez. Így a szoftvert használó cég közvetlen hatással van a fejlesztő cég jövőjére, annak stabilitására, fejlődésére. Ugyanez a visszahatás elhanyagolható mértékben érvényesül egy multi szoftvercégtől vásárolt „dobozos” szoftver esetében.
